企業は、社内外に向けたイベントを開催することがあります。イベントの開催数や確保される予算は、現在では増加傾向となっており、コミュニケーションの促進やモチベーションの向上を目的に社内イベントを開催する企業も多く見られます。

イベントを成功させるには、企画づくりから当日の運営までの計画を立てることが必要です。イベントの準備に際して何を進めてよいかがわからない場合には、専門のイベント企画会社に依頼する方法もあります。

イベントを企画・制作会社へ依頼する場合には、「問い合わせの前に準備しておかないといけないことはあるのか」「イベント企画会社を選ぶポイントが知りたい」などとお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、イベント企画会社に依頼できる内容や選び方のポイント、名古屋で依頼できるイベント企画会社について解説します。

イベント企画会社に依頼できる内容

イベント企画会社に依頼できる内容は依頼先によって異なりますが、一例としては、企画や制作、集客、運営などの業務が挙げられます。

▼イベント企画会社に依頼できる内容

これらの業務を全てまるっとイベント企画会社に依頼することで、イベントの質向上や業務効率化が期待できます。

また、依頼をとおして各業務に関するノウハウを蓄積できれば、今後自社でイベントを企画・開催する際に役立てられます。

イベント企画会社に依頼する際の事前準備

イベント企画会社への依頼を行う際は、自社での事前準備も重要です。イベントの目的やターゲットなどを決めておくことで、自社が期待する理想的な結果を得られるイベントが開催しやすくなります。

イベントの開催目的を明確にする

イベントといっても、社内イベントのほかにプロモーションイベントやコミュニティ向けイベントなどさまざまな種類があります。イベントをとおしてどのような結果・効果を狙うのか、開催目的を明確にします。開催目的が明確になることで、イベントの内容に一貫性を持たせやすくなります。

▼イベント開催における目的の例

参加してほしいターゲットを決める

参加してほしいターゲットを絞ることで、ターゲットの好みやニーズに合ったイベントが開催できます。また、イベントの告知方法を策定する際にも、ターゲットとの接触機会が多い広告媒体を選びやすくなります。

ターゲットを決める際は、性別や年齢だけでなく、趣味やライフスタイルなど個別のニーズに関連する要素も含めて細かに設定することがポイントです。社内イベントの場合は、必要に応じて所属部署・職種なども設定しておきます。

▼イベントにおけるターゲットの例

イベント企画会社を選ぶ3つのポイント

イベント企画会社を選ぶ際のポイントとしては、過去の実績や開催地域、サポートの範囲などが挙げられます。

①過去の開催実績

イベント企画会社への依頼を検討する際は、その会社が過去に携わったイベントの実績について確認することが重要です。

イベントの種類や内容によって求められる技術や専門性は異なります。自社が開催したいイベントに類似した実績がある会社を選ぶことで、イメージどおりのイベントが実現しやすくなります。

また、可能なイベントの規模も併せて確認します。イベント企画会社の規模が小さくとも大規模なイベントができる会社は多くあります。そのため、会社の規模ではなく、過去の実績に自社が開催したい規模と同規模のイベントを実施しているか確認できるとよりポイントが高いといえます。

②開催地域

イベント企画会社では、対応している地域が限られているケースもあります。そのため、自社が希望する地域でのイベント開催に対応しているかをあらかじめ確認しておくことがポイントです。

また、希望するイベント内容によってはオンラインでの開催に対応できるかの確認が必要なケースもあります。

③サポートの範囲

イベントの企画や制作、集客、運営などのどの範囲までサポートを依頼できるのかを確認しておきましょう。企画から運営までのすべてのフローについてトータルでサポートしてもらえるイベント企画会社であれば、効率的にイベントを開催しやすいと考えられます。

また、イベントの開催においては思わぬトラブルが生じるケースもあるため、担当者によるフォロー体制も重要なポイントです。

名古屋でのイベント開催は“コミュスタ”がおすすめ

コミュスタとは『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』のことで、幅広いイベントの企画・運営の実績が豊富なイベント企画会社です。また、名古屋でeスポーツスタジアムも運営しており、非日常の空間でイベントを創りあげることも可能です。さらに、業界・規模問わず年間200件以上のイベント開催実績があり、以下のようなイベントの企画・運営をサポートします。

▼対応可能なイベントの例

• ゲーム懇親会
• 経営方針発表会
• 採用説明会
• 社員総会
• 周年式典
• 内定式
• 社内表彰式・アワード
• ファミリーデー
• 社内運動会
• チームビルディングイベント　など

コミュスタでは、企画から運営までのトータルサポートはもちろん、イベント時の飲食やMC・司会などのキャスティングといった細かな調整も対応できます。

まとめ

この記事では、イベントの企画について以下の内容を解説しました。

• イベント企画会社に依頼できる内容
• イベント企画会社に依頼する際の事前準備
• イベント企画会社を選ぶポイント
• 名古屋でイベント開催を依頼できる企画会社

イベント企画会社では、イベントの企画や制作、集客、運営などの業務をサポートしています。ただし、企画会社によって対応範囲は異なるため事前の確認が必要です。また、依頼するイベント企画会社を選ぶ際は過去の開催実績や開催地域、対応可能なイベントの規模、サポート範囲についても考慮する必要があります。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』では、確かな実績を持つ経験豊富なスタッフが、社内レクリエーションや社員旅行、周年式典などさまざまなイベントにおける課題を解決します。お気軽にご相談ください。