社内コミュニケーションの促進や生産性の向上を目的に、社内イベントを開催する企業は多くあります。また、近年では、社内イベントの開催数や予算も増加傾向にあります。

企業が社内イベントを企画する際は、スケジュールの策定が肝心です。スケジュールを策定しておくことで、イベント企画の作成・準備・運営が円滑に行えるようになります。

また、イベントの規模によっては、1年もしくは半年前からの企画と準備を必要とするケースもあり、よりスケジュール策定が重要度が増します。

社内イベントの運営管理を任されている担当者のなかには、「社内イベントの準備を行う際の具体的なスケジュールが知りたい」「スケジュールの策定・管理に何かコツはあるのか」などとお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社内イベントを企画する際のスケジュールについて準備期間の目安と策定・管理のコツを解説します。

社内イベントの企画から運営までのスケジュール

準備期間におけるスケジュールの策定が十分でないと、以下のリスクが生じます。

▼スケジュールの策定が十分でない場合のリスク

• 準備が間に合わなくなる
• 急な依頼になることで外部事業者との連携がうまくいかなくなる
• 準備期間をとれず思い描いていたものとは違う仕上がりになってしまう　など

社内イベントの準備にかかる期間は、イベントの規模によって異なります。ここでは、1年前からの企画・準備を必要とするケースについて、スケジュールの目安を解説します。

①1年前

以下の項目については、イベントの企画を策定する初期のタイミングで決めておく必要があります。

▼1年前までに行う準備

• 開催コンセプト・ターゲットの策定
• 予算の確保
• 運営メンバーの選定
• 開催日時の決定

なお、社内イベントにおける企画策定の進め方についてはこちらで詳しく解説しています。併せてご確認ください。

②10ヶ月前

イベントの大まかな企画が完成したあとは、以下を実施します。

▼10ヶ月前までに行う準備

• イベント内容の骨子作成
• 会場の手配
• スタッフの手配
• イベント会社への相談を検討する

イベントの内容について、詳細を決める前に骨子と呼ばれる基礎部分を決めて全体像をつかむ必要があります。骨子でイベントの方向性を定めることで、会場やスタッフ手配の必要性を検討できるようになります。

また、必要に応じてイベント会社への相談も検討します。

③6ヶ月前

骨子を基にしたイベント企画の詳細決定と並行して、社内への告知およびイベント参加者の募集を行います。

▼6ヶ月前までに行う準備

• 企画の詳細決定
• チラシやポスターなどの告知物の作成
• 社内への告知・募集

イベントの告知を早めに行っておくことで、興味を持った従業員がイベント参加に向けたスケジュール調整ができます。それだけでなく、何回かに分けて告知をすることで、従業員の期待や好奇心を向上させる効果も期待できます。

また、告知を行う際には社内メールや社内掲示板、ポータルサイトによって連絡する方法のほか、ポスターやデジタルサイネージなどの制作物を用いる方法も有効です。

④2ヶ月前

企画の詳細まで完成したあとは、イベントの実施に向けて必要なものを作成・手配します。

▼2ヶ月前までに行う準備

• タイムスケジュールの作成・共有
• 機材・備品の購入またはレンタル手続き
• 配布物や景品の準備
• そのほかに必要な物の発注

タイムスケジュールを作成して共有しておくことで、当日のスムーズな運営につながります。

また、イベント当日に使用する機材・備品や配布する物品のほか、イベント内容に応じて必要なものがあれば発注しておきましょう。

⑤1ヶ月前

イベントの1ヶ月前までには、以下を行っておきましょう。

▼1ヶ月前までに行う準備

• 参加者リストの作成
• 運営マニュアルや台本の作成・共有
• クリエイティブ・資料の制作

参加者リストを作成しておくことで、イベントに参加する従業員へ向けた業務連絡が行いやすくなるほか、次回以降のイベントにも活用できます。

加えて、運営マニュアルや台本、当日に使用するクリエイティブ・資料を用意しておくと、イベントの運営・進行が円滑に行いやすくなります。また、早めに用意することで、過不足に気付きやすくなるだけでなく、資料サイズと投影画面サイズが一致しているかといった確認も可能です。

⑥前日

イベント当日が近づいたら、前日までに以下の準備を行います。

▼前日までに行う準備

• 会場の設営、機材・備品の搬入
• 運営メンバーによるオペレーションの確認
• イレギュラーな事態への対応方法の確認
• 通信機器や機材の動作確認
• リハーサル・ランスルー

会場に必要な機材・備品を搬入して設営を行うほか、当日のオペレーションやリスクマネジメント、機材の動作について確認を行います。

リハーサルだけでなく、機材と出演者がともに流れを確認するランスルーと呼ばれる通し稽古も重要です。

⑦開催当日

開催当日には、各担当者が当日までに準備してきたとおりの動きでタイムスケジュールどおりに進行して、準備の成果を発揮できるようにします。

▼開催当日に行うこと

• 参加者・演者対応
• トラブル対応

参加者・演者への対応を行うほか、不意のトラブルへの対応も求められます。

社内イベントのスケジュールを策定・管理する際のコツ

社内イベントのスケジュールを策定・管理する際は、以下のコツを意識します。

▼スケジュールを策定・管理する際のコツ

• 業務の繁忙期を考慮する
• 進捗情報をリアルタイムで共有する
• スケジュール内容のチェックリストを作成する

業務の繁忙期を考慮して、スケジュールを立てる必要があります。また、進捗情報の共有やチェックリストの活用によってイベントの準備が滞りなく進んでいるかを都度確認することも重要です。

▼2か月前に行うスケジュールチェックリストの例

まとめ

この記事では、社内イベントの企画について以下の内容を解説しました。

• 社内イベントの企画から運営までのスケジュール
• 社内イベントのスケジュールを策定・管理する際のコツ

社内イベントの準備にかかる期間はイベントの規模によって異なりますが、半年から1年ほどかかるケースもあります。当日のイベント運営をスムーズに行うためには、綿密なスケジュール策定が欠かせません。

準備期間が長期にわたるイベントにおいては、制作会社に依頼することで、スケジュール進行への不安がなくなるほか、タスク漏れの防止にもつながります。

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