周年イベントは、会社の創設を記念して、従業員・取引先・ステークホルダーなどへの感謝や自社に関する今後の展望を伝える貴重な機会です。より多くの人に参加してもらうには、事前に告知を行う必要があります。

ただし、周年イベントのターゲットによって告知方法は異なります。社内または社外向けのどちらを対象とするのかを整理したうえで、ターゲットに見てもらいやすい告知方法を利用することが重要です。

この記事では、周年イベントの告知方法と参加率を高める告知のポイントについて解説します。

なお、周年イベントを開催する際に押さえておくポイントや事例はこちらの記事で解説しています。あわせてご確認ください。

【社内向け】周年イベントの告知方法

社内向けの周年イベントは、支店・部署の垣根を超えたコミュニケーションの活性化や従業員エンゲージメントの向上、帰属意識の醸成などを目的に開催されます。

社内向けに告知を行う方法は、オンラインツールの利用とアナログツールの利用に大きく分けられます。

オンラインツール

オンラインツールは更新が簡単なため、情報共有を効率よく行える点が特徴です。ただし、情報過多による見落としも考えられるため、リマインドの手段を確保しておく必要があります。

オンラインツールの例としては、社内ポータルサイトや社内メール・チャットツールが挙げられます。

①社内ポータルサイト

社内ポータルサイトとは、企業の情報にアクセスする入り口となる従業員向けのWebサイトを指します。

お知らせを配信する機能を利用して、周年イベントの告知を行うことが可能です。また、社内ポータルサイト内に周年イベントの専用ページを設けると、情報発信や収集を効率的に行えます。

なお、社内ポータルサイトの代わりに専用URLのランディングページを制作して、告知に活用する方法や実行委員メンバーが参加を呼び掛ける動画やティザー動画を展開する方法もあります。

②社内メール・チャットツール

業務に使用するメールやチャットツールで告知を行う方法です。日常的に使用するツールを用いて告知を行うため、従業員の目にとまりやすいといえます。

ただし、初回の告知から時間がたつと情報が流れてしまい、忘れられてしまう可能性もあるため、ほかの告知方法と組み合わせることが有効です。

アナログツール

イベントに関する告知に、社内で掲示板や社内報などのアナログツールを活用すると、従業員の目に留まりやすく、 イベント内容や日時のリマインドが行いやすくなります。ただし、情報の更新に時間や労力がかかる点が課題といえます。

アナログツールの例としては、掲示板・ポスターや社内報が挙げられます。

①掲示板・ポスター

オフィスの掲示板を利用したり、執務室や休憩室などにポスターを貼ったりして告知を行う方法です。

従業員の目につきやすい場所にポスターや周年イベントの概要を掲示することで、記憶に残りやすくなると期待できます。

ただし、一方向の情報発信となるため、参加エントリーの受付やアンケートの募集などは別途行う必要があります。

②社内報

企業のお知らせや出来事などを従業員へ伝えるための社内報を利用して、告知を行う方法もあります。

周年イベントの概要を記載するだけでなく、周年イベントの目的や代表者からのメッセージ、プログラムの内容などを詳細に記載できます。

また、紙媒体の冊子で配布すると従業員の手元に残るため、休憩中や帰宅後に目を通してもらいやすいほか、社内での話題づくりにもなると考えられます。

【社外向け】周年イベントの告知方法

社外向けの周年イベントには、取引先やステークホルダーに向けて企業イメージ向上のために行うものや、自社の顧客向けにサービスブランディング向上のために行うものなどがあります。

このような社外向け周年イベントには、以下のような目的があります。

▼社外向け周年イベントの目的

• 顧客・取引先との信頼関係を構築する
• 今後の展望や新たな挑戦を発表して企業イメージの向上につなげる
• まだ自社を知らない層に対してアプローチして新規開拓につなげる

招待する人に応じて告知方法を選ぶことがポイントです。

Webメディア

インターネット上で情報を発信できるWebメディアを活用すると、一度に多くの関係者へ告知を行えます。

Webメディアで発信するときは、イベントの開催日時や場所などの基本的な情報について、分かりやすく記載することが重要です。

①自社のSNSアカウント

自社のSNSアカウントで告知を行うと、既存顧客だけでなく自社をまだ認知していない層・興味がなかった層にも告知を届けられます。

自社のフォロワーだけでなく、投稿内容をシェアする機能によって情報の拡散が期待できるため、周年イベントの情報を効率的に発信することが可能です。これにより、周年イベントをきっかけとした新規顧客の獲得やブランディングも期待しやすくなります。

ただし、SNSによってユーザーの属性や特性が異なるため、集客したいターゲット層に応じて選ぶ必要があります。

②自社のWebサイト

自社のWebサイトにあるニュースまたはお知らせ欄で、周年イベントの情報を掲載する方法です。

Webサイトには、ほかのメディアで周年イベントのことを知った人や、偶然自社サイトにアクセスした人などが訪れるため、参加エントリーを促すための情報提供や導線が必要となります。

また、周年イベント専用のランディングページを制作して、告知や参加エントリーを行う方法もあります。

③プレスリリース

プレリリースとは、報道機関向けのメディアで企業の情報発信を行うことです。

プレリリースで告知を行うと、さまざまなメディアに取り上げられる機会を確保でき、自社を知らない人にも情報が伝わりやすくなると期待できます。

既に関わりのある取引先や関係者だけでなく、新規顧客との接点を創出する目的で周年イベントを開催する場合に適していると考えられます。

④Web広告

Web広告を活用すると、自社を知らない層や自社の業界・業種に興味はあるがまだ利用したことがない潜在顧客にもアプローチできます。

特定のターゲット層を絞り込んで情報発信を行えることを利用して、自社のターゲット層を狙って広告を配信することで、周年イベントへの参加につながります。

ただし、Web広告には複数の種類があるため、ターゲット層と親和性があるものを選ぶことが重要です。

▼Web広告における種類の例

その他の方法

従来より用いられてきた方法を周年イベントの告知に用いることで、受け手に信頼できる情報として認識されやすくなります。ただし、ターゲットが限定され、コストもかかりやすい点が課題です。

①メールマガジン

自社のメールマガジンを登録している取引先や関係者、一般顧客などに告知を行う方法です。

メールマガジンは受け取り手にパーソナライズした件名・本文に調整できるため、周年イベントに参加する意欲を高められます。また、メールマガジンに『参加エントリー』の受付方法を記載することで、参加率を向上させることが期待できます。

ただし、メールマガジンが開封されずに放置されてしまう可能性もあるため、内容がひと目で分かるインパクトのある件名をつけることが重要です。

②DM（ダイレクトメール）

DM（ダイレクトメール）は、取引先のオフィスや顧客の自宅などに直接ポスティングする印刷物のことです。

紙媒体のフライヤーや招待状を郵送することで、手に取って内容を確認してもらいやすくなると考えられます。

また、代表者の挨拶や招待者の名前を記入すると、特別感が生まれて参加の意欲を高められる効果も期待できます。

周年イベントの参加率を高める告知のポイント

より多くの人に参加してもらうには、告知のタイミングに配慮するとともに、関心や期待感を高めるためのアプローチを行うことがポイントです。

▼参加率を高める告知のポイント

• 初回の告知を半年前ほどに行い、随時決定事項を発表する
• 参加エントリーの期限を複数回に分けて設定する
• 参加者がわくわくする情報を提供する　など

告知は複数回行い、決定事項を随時発表します。複数回に分けることで、参加者の目に触れる機会を確保しやすくなります。また、初回の告知はイベントの半年前には行っておくことがポイントです。

また、告知の際に参加者がわくわくする情報を提供すると、参加を促しやすくなります。参加者に喜んでもらえるような企画の策定を行ったうえで、イベント内容が想像できる情報を告知することが有効的です。

まとめ

この記事では、周年イベントの告知について以下の内容を解説しました。

• 社内向けの告知手段
• 社外向けの告知手段
• 周年イベントの参加率を高める告知のポイント

周年イベントの告知方法には、社内向け・社外向けともにさまざまな方法があります。

周年イベントの参加率を高めるためには、ターゲットに合った方法を選択するだけでなく、告知のタイミングや回数、内容などについてもスケジューリングして実施することが欠かせません。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』では、周年イベントの企画から運営までをトータルサポートしています。告知サポートも行っており、告知用ランディングページやチラシの制作、適切なタイミングで告知を行うためのスケジュール作成などまですべてお任せいただけます。

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