イベントの成功は、準備が決め手。加えて、その準備には、さまざまなステップが必要です。

企業イベントを圧倒的に成功させたい方や、今何から始めればよいか不安を感じているイベント担当者様もいるのではないでしょうか。

この記事では、イベントの企画運営について、設営までに行う準備や当日における流れ、円滑に進めるポイント、具体的な事例を解説します。

なお、イベント企画の進め方についてはこちらの記事で解説しています。あわせてご確認ください。

イベント準備：設営までのステップ

設営までに行う準備としては、運営スタッフの確保や会場・機材の手配などが挙げられます。また、運営マニュアルを作成して打ち合わせを行うことも必要です。

なお、今回取り上げたもののほかに前日までに行う準備についてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

①運営スタッフ：確保と役割分担

イベントの準備や当日の運営を行うスタッフを確保する必要があります。

イベントの規模に応じて必要な人数を確保するほか、準備と当日の運営で必要なポジションごとにスタッフの役割を決めておくことが重要です。

▼イベント運営スタッフにおける役割の例

②会場と機材の手配：スムーズなイベントのために

イベントを開く会場や当日使用する機材を手配します。

ただし、イベントの内容・規模によって適切な会場・機材は異なってくるため、自社のイベントに合ったものを策定する必要があります。また、会場規模・備品によってはロケーション・ハンティング（ロケハン）が必要になります。

▼手配する機材の例

• プロジェクター
• スクリーン・大型モニター
• パソコン
• 照明
• マイク
• 音響機器
• インターネット回線
• カメラやスイッチャー等の映像機器　など

③運営マニュアル：イベント成功のための設計図

運営マニュアルを作成して、イベントに関する情報や当日の運営の流れなどをスタッフ全員に共有しておきます。

運営マニュアルに記載する主な項目は以下のとおりです。

▼運営マニュアルに記載する項目の例

• イベントの基本情報
• 運営スタッフの組織図
• 会場までのアクセス
• 会場の見取り図
• タイムテーブル
• 運営スタッフの配置図　
• 使用する機材・備品のリスト
• 緊急連絡先
• トラブル時の対応方法　など

④最終確認：全スタッフの打ち合せ

各ポジションで打ち合わせを行って、当日の流れを確認します。

作成したマニュアルに沿って、各ポジションにおける設営からイベント終了までの動きを確認・共有します。この際、マニュアルの内容に問題がないかも確認して、必要に応じて修正することが重要です。

イベント当日における運営の流れ

イベント当日における運営の流れは以下のとおりです。

①会場の設営：会場準備とチェックポイント

イベント当日には、会場の設営を行います。ただし、イベントによっては前日までに設営を済ませるケースもあります。

設営の際は、準備したマニュアルのリストと比較して、機材・備品に不足がないかを確認しておくことが重要です。

②機材類の確認：トラブル回避のためのチェック

機材・音響に問題がないかチェックを行います。

イベントで使用する機材の動作やPCの設定、音量などを確認します。また、ケーブルの配線や電源、インターネット回線などの確認も必要です。

③リハーサル：本番前の最終調整

事前の打ち合わせとは別に、会場内で改めてリハーサルを行う必要があります。リハーサルでテクニカルや進行について確認しておくことで、イベントの運営を円滑に行いやすくなります。

リハーサルには、テクニカルのみのリハーサルや、演者付きのリハーサルなどもあります。

④イベント進行：スムーズな管理と対応

イベントが開始したら、準備の成果を生かしてイベントを進行します。

マニュアルに記載したタイムテーブルに沿って進行できているかを確認し、イレギュラーが生じた際には対応を行います。

イベントを定刻どおりに終わらせられるように円滑な進行を行うことで、会場使用時間や参加者の次の予定への影響を避けられます。

⑤撤収作業：効率的な後片付け

イベントの終了後は会場からの撤収が必要です。

イベントの進行が予定どおりに進んでいても、撤収に時間がかかると会場の使用時間を超過してしまう可能性があります。

撤収時間までに機材・備品をスムーズに撤収できるように計画しておくことが重要です。

イベントの運営を支えるポイント

イベントの運営を円滑に進めるには、以下のポイントが重要です。

▼イベントの運営を円滑に進めるポイント

• イレギュラーに対応できる体制を構築する
• 各ポジションの責任者を明確にする

準備をしっかりと行っていてもイレギュラーは発生し得るため、対策を策定し共有する必要があります。

▼イベントで想定されるイレギュラーと対策

また、各ポジションごとの責任者を明確にすることで、準備・運営を効率的に進められるだけでなく、緊急時の連絡や対応が円滑に行えるようになります。

周年イベントの企画運営をサポートした事例

自社のみのリソースで準備や当日の運営が難しい場合には、経験豊富なイベント制作会社に依頼する方法もあります。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』では、企業周年記念イベントにおけるeスポーツイベント企画・運営をサポートした実績があります。

予選を名古屋某ホテルでのパーティのなかで実施し、決勝大会はドームにて開催しました。また、あわせて役員によるエキシビションマッチやeスポーツの体験コーナーなどを実施することで、幅広い参加者を盛り上げました。

なお、周年イベントの企画についてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

まとめ

この記事では、イベントの企画運営について以下の内容を解説しました。

• 設営までに行う準備
• イベント当日における運営の流れ
• イベントの運営を支えるポイント

イベントの企画運営においては、設営までに行う準備やイベント当日の準備・運営のためにさまざまなフローをこなす必要があります。また、イレギュラーに対する備えも欠かせません。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』では、企業イベントを次のレベルへと引き上げるためのサービスを提供します。

年間200件以上のイベント制作・運営実績を持つ経験豊富なコミュスタが、計画立案から当日の運営まで全面的にサポートします。参加者のアテンドやイレギュラー対応も安心してお任せください！

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