懇親会の幹事を任されたとき、準備や運営について不安に思う方も多いのではないでしょうか。会場の選定やコンテンツの企画、当日の進行に至るまでさまざまな業務が発生するほか、参加者全員に楽しい時間を過ごしてもらう必要があるため、幹事の責任は重大です。

懇親会の幹事になったものの「何から準備したらよいのか分からない」「通常の業務に忙しく、時間がない」とお悩みの方に向けて、準備のステップと失敗しないためのポイントを紹介します。

この記事では、参加者の記憶に残る楽しい懇親会を実現するために、幹事として対応することを一つひとつ丁寧に解説します。ぜひ最後までご覧いただき、参考にしてみてください。

なお、懇親会を開催する目的や企画のアイデアについてはこちらの記事で紹介しています。あわせてご確認ください。

懇親会における幹事の役割

懇親会の幹事は、事前の準備から当日の運営に至るまで、イベントの責任者として計画的にプロジェクトを管理する役割があります。

▼幹事に求められる主な役割

• 予算管理
• スケジュール管理
• 事前準備
• 当日の進行
• アフターフォロー　など

参加者にとって満足度の高い懇親会を開催できるか否かは、幹事の力量にかかっています。懇親会を成功させるためには、綿密な企画・運営計画を策定して一つひとつのタスクを着実に進行することが重要です。

懇親会の開催までに幹事がすること

懇親会の開催までに幹事が行う準備は、多岐にわたります。円滑に準備を進められるように、幹事が対応するタスクとフローを把握しておくことが必要です。

➀日時の決定

懇親会を開催する日程を決定します。

業務が忙しくなりやすい月初・月末や繁忙期を避けて、開催日を決定する必要があります。経営層や部署・課長などにも出席を依頼する場合には、この段階でスケジュールを確認しておくことが重要です。

▼【例】日程の決め方

規模が大きい懇親会では、すべての参加者で日程を合わせることは難しいため、前もって周知をして予定の調整を行ってもらうほうがスムーズといえます。

②コンテンツの企画

懇親会のプログラムとして実施するコンテンツを企画します。

会社で懇親会を開催する際には、参加者同士の親交を深めてよい関係性の構築につながる企画を作成することが重要となります。

コンテンツを企画する際は、用意が必要な物品・制作物を洗い出すとともに、台本についても作成しておくとスムーズに準備・運営を進められます。

③会場の確保

懇親会の日程とコンテンツの企画が決まったら、会場を確保します。

参加人数の規模やコンテンツの内容を踏まえたうえで、適した広さ・設備を備えた会場を選定する必要があります。

▼懇親会を開催する会場の例

④参加費の決定

予算を踏まえたうえで、参加費の有無や金額などを決定します。

懇親会に参加するハードルを下げるには、会社側で開催費用を全部または一部負担して、参加者側の負担を軽減する方法が考えられます。

会場の使用料や食事代金の見積もりを取り、予算内に収まるように費用を調整することが重要です。参加費を設定する場合には、開催日の前に徴収しておくと当日の支払いをスムーズに行えます。

⑤開催の案内と出欠管理

懇親会の参加対象者に案内状を送り、出席の可否を確認します。

案内方法には、書面による通知のほかにもメールの送付や社内ポータルサイトでの周知などが挙げられます。

▼案内状に記載する項目の例

• 懇親会の開催目的
• 日程
• 会場名・住所
• 参加費
• 出席可否の回答方法・期限
• 幹事の連絡先　など

開催日が近づいたらチャットやメールなどでリマインドを行います。「懇親会を忘れていて別の予定を入れてしまった」といった急な欠席を防ぐことが可能です。

⑥進行表の作成

当日の流れをまとめた進行表を作成します。

進行のフローとタイムスケジュールを作成して、当日の運営メンバーと参加者で共有しておくことにより、懇親会を円滑に開催できます。

また、懇親会では、開会・閉会時や乾杯などの要所で代表者が挨拶を行うことが一般的です。各タイミングで挨拶をしてもらう人を選定して、前もって依頼しておく必要があります。

▼懇親会における進行表の例

懇親会の幹事が押さえておくポイント

懇親会の幹事になると、さまざまなタスクを計画的に進行する必要があるほか、参加者に楽しんでもらえる企画を作成することが求められます。失敗を防ぐためには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

①運営チームを形成して作業を分担する

幹事が対応するタスクは多岐にわたるため、すべて一人で行うのではなく運営チームを形成して分担して取り組むことがポイントです。

数人でタスクを分担することで、幹事の負担を軽減できるほか、より効率的に準備・運営を行えるようになります。また、「いつまでに誰が何をするか」を定めておくと、対応漏れや遅延によるトラブルの防止につながります。

なお、開催まで時間がない場合や、社内でリソースを確保することが難しい場合には、イベントの企画運営を外部の制作会社に委託することも一つの方法です。詳しくはこちらの記事をご確認ください。

②下見を行い設備環境を確認する

会場を選定するタイミングで、設備環境の下見をしておくことがポイントです。実際に現地に出向くことで、会場の広さや設備状況などを正確に把握できます。

▼下見の際に確認しておくこと

• 会場の広さや席の配置
• 入口からの導線
• 映像・音響・照明設備の状況
• インターネット設備の状況
• レンタル可能な小道具・設備
• 会場までのアクセスのしやすさ　など

また、懇親会で実施するゲームや余興などの演出方法によっては、会場の下見を行い改めて整理する必要があります。

③全員参加型のコンテンツを企画する

懇親会の満足度を高めるには、参加型のコンテンツを企画してプログラムに組み込むこともポイントの一つです。

単に「食事をして歓談を楽しむ」だけでなく、参加者が一緒に楽しめる参加型のコンテンツを取り入れると、コミュニケーションが促進されるほか、場の雰囲気も盛り上がります。

▼参加型コンテンツの例

• eスポーツ大会
• 会社クイズ
• 他己紹介
• 以心伝心ゲーム　など

特別な設備がなくても実施できるアナログゲームのほか、近年ではビデオゲームをeスポーツとして社内イベントのコンテンツに活用するケースも見られています。

eスポーツを取り入れた懇親会の事例はこちらをご確認ください。

まとめ

この記事では、懇親会の幹事が行うことについて以下の内容を解説しました。

• 懇親会における幹事の役割
• 懇親会の開催までに幹事が行うこと
• 失敗しないために幹事が押さえておきたいポイント

懇親会の幹事はやることが多く責任も伴うため、担当者の負担になりがちです。従来の飲み会ではマンネリ化してしまい、参加率が低下する可能性があるほか、盛り上がる企画を作成するにも労力がかかります。

幹事の労力を削減しつつ、予算内でクオリティの高い企画を作成するには、経験豊富な制作会社に依頼することが有効です。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』は、社内イベントの企画から運営までをトータルサポートしています。eスポーツを使った懇親会では、非日常の空間で一緒にゲームを楽しめることから脱マンネリ化につながります。

懇親会の幹事になったものの企画に悩んでいる方や、準備の時間がないとお困りの方は当社にぜひお任せください。