社内イベントは、従業員や取引先との関係構築において重要な役割を果たします。しかし、その準備は担当者にとって大きな負担になります。

「アイデアがマンネリ化している」

「準備に労力や時間がかかってしまう」

「運営のリソースが足りない」

などの課題を持つ方も多いのではないでしょうか。そのようなときにイベント企画運営のプロに依頼することで、課題の解決につながるかもしれません。

この記事では、イベントの企画運営をプロの制作会社に依頼するメリット・デメリットや、委託先を選定する際に比較するポイントについて解説します。

クオリティが高く効果的なイベントを開催するために、是非最後までご覧ください。

なお、イベント企画書の作成や企画運営の進め方については、こちらの記事で解説しています。あわせてご確認ください。

イベントの企画運営を制作会社に依頼するメリット

イベントに関する実績・ノウハウを持つ制作会社に依頼することで、開催目的や参加者の属性などに合わせた企画を作成してもらえます。具体的に、以下のメリットがあります。

▼メリット

• クオリティの高いイベントを開催できる
• 一元的なコスト管理を行える
• 自社のコア業務に集中できる
• トラブル時に柔軟な対応をしてもらえる　など

▼クオリティの高いイベントを開催できる

内容に近年の流行を取り入れたり、プロによる司会進行・音響・映像コンテンツなどを用いた演出を行い、斬新でクオリティの高いイベントを開催できるため、マンネリ化から脱却して参加者の満足度向上につなげられます。

▼一元的なコスト管理を行える

企画から当日の運営に至るまでを、一つの会社に一貫したサポートを依頼することで、一元的なコスト管理が可能になり、予算・リソースの配分がしやすくなることもメリットの一つです。

▼自社のコア業務に集中できる

時間的・リソース的な負担が多いタスクを依頼すると、自社の運営チームがコア業務に集中できるようになり、イベントの開催準備をスムーズに進行することが可能です。

▼トラブル時に柔軟な対応をしてもらえる

設備・機材の不具合やスケジュールなどにトラブルが発生した際には、制作会社が持つ独自の資源とネットワークを用いて、迅速かつ柔軟に対応してもらえることも期待できます。

イベントのスケジュール作成や準備については、こちらの記事をご確認ください。

イベントの企画運営を制作会社に依頼するデメリット

制作会社にイベントの企画運営を依頼する際には、いくつかデメリットもあります。

▼デメリット

• 委託費用がかかる
• 委託に関する社内決裁が必要になる
• イベント開催のノウハウが社内に残らない
• 自社のニーズが制作会社に正確に伝わらない可能性がある　など

イベントの企画運営を制作会社に依頼すると、委託費用が発生します。自社で対応できるタスクと外注するタスクを洗い出して、事前に費用の見積りを取っておくことが重要です。加えて委託に関する社内決裁も必要となるため、担当者の負担につながる可能性があります。

また、イベントの企画段階から運営まですべてのフローを外注すると、社内にノウハウが蓄積されなくなります。今後も定期的に社内・社外向けのイベントを開催する場合には、制作会社と連携してノウハウを共有したり、運営後の振り返りを行ったりすることが欠かせません。

そのほか、イベントの開催目的やニーズを制作会社の担当者にうまく伝えられない場合には、期待していた企画と異なる結果となってしまう可能性もあります。プロジェクトの各段階で詳細な打ち合わせを行い、相互の理解を深めておくことが必要です。

なお、イベントの開催まで定期的な打ち合わせが必要になりますが、自社のみで準備する場合と比べるとトータルの時間は削減できます。

制作会社を選ぶ際の比較ポイント

イベントの企画運営を委託する制作会社を選ぶ際は、自社の要望との適合性や提案力、運営体制などを確認しておくことが必要です。制作会社を比較するポイントには、以下の5つが挙げられます。

①手がけてきたイベントの実績

制作会社によって得意とするイベントの種類は異なります。自社の業界や開催目的に合ったイベントの実績があるか確認しておくことがポイントです。

▼企業が開催するイベントの種類

また、イベントの種類だけでなく、イベント内で実施したコンテンツについても確認しておく必要があります。

▼コンテンツの内容

• eスポーツ
• 謎解きゲーム
• クイズ大会
• ステージショー　など

自社が開催したい（興味がある）イベントやコンテンツに関して豊富な実績がある制作会社を選ぶことで、課題・ニーズに沿った企画の提案が受けられると期待できます。

②対応している開催形式・開催規模

イベントの開催形式・開催規模が自社に適しているか確認します。

開催形式には、オフライン・オンライン・ハイブリッドといった3つの種類があります。参加予定人数や拠点数などを踏まえて自社に合った開催形式を選定することがポイントです。

▼イベントの開催形式

複数の拠点で同時開催する場合や、参加人数が多く中～大規模のイベントを開催する場合には、オンラインまたはハイブリッドの開催形式が適しています。

③対応している地域

制作会社がサポートに対応している地域を確認しておきます。イベントの開催地域によっては対応してもらえない場合があるほか、エリアによって費用が異なることがあります。

幅広い地域にネットワークを持つ都市部の制作会社よりも、地方にある制作会社に依頼したほうが費用が割安になるケースもあるため、複数社で見積もりを比較することがポイントです。

④自社の課題・ニーズを踏まえた提案力

自社が伝えた要望に対して、多角的な視点やトレンドを取り入れたプラスαの提案をしてくれる制作会社を選ぶことがポイントです。

イベントを通じて目的を達成したり、参加者の満足度を高めたりするには、自社の課題・ニーズをくみ取った企画を提案してもらう必要があります。

企画段階でしっかりとコミュニケーションを取り、経験・ノウハウに基づいた提案やアドバイスを行ってくれる制作会社に依頼すると、質の高い効果的なイベントの開催につながります。

⑤準備から運営後のフォロー体制

イベントを開催する際の準備から運営後に至るまで、制作会社が対応してくれるフォロー体制を確認しておくことが必要です。

依頼できるタスクの内容・範囲を確認しておくことで、社内でのタスク調整や人員配置を行いやすくなり、効率的にリソースを活用できるようになります。

▼確認しておく事項

• 告知や配布物制作の対応可否
• 音響・照明・映像制作の技術的なサポート体制
• 司会進行を行うスタッフの有無　など

まとめ

この記事では、イベントの企画運営について以下の内容を解説しました。

• イベントの企画運営を制作会社に依頼するメリット・デメリット
• 制作会社を選ぶ際の比較ポイント

イベントの企画運営を制作会社に依頼する際には、実績や対応している開催形式・地域、フォロー体制などのさまざまな内容を考慮する必要があります。

「大手の会社だから」「都内に会社があるから」といった理由だけで選択すると、委託費用が高額になったり、提案の幅が狭かったりして自社が望んでいたようなイベントにならない場合もあります。

自社の目的・ニーズに合ったイベントを実現するには、複数社で見積りを取り、提案内容を比較することが重要です。地方の制作会社であっても全国対応が可能な場合もあるため、所在地だけでなく対応地域まで確認することがポイントです。

『コミュファ eSports Stadium NAGOYA』は、年間200件以上のイベント制作・運営に携わってきた豊富な実績があります。全国対応が可能なほか、準備やイベント制作の進行なども一貫してサポートしています。